La Mairie de Loctudy recherche un agent chargé de l’accueil et de la gestion administrative du Pôle Vie Locale ainsi que du suivi de la vie associative.
Motif de recrutement : poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité.
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable du Pôle Vie Locale, l’agent aura pour missions :
Assurer un accueil de qualité du Pôle Vie locale
- Identifier les demandes, informer et orienter les usagers
- Gérer le planning d’occupation des salles, répondre aux demandes ponctuelles des usagers et associations
- Réaliser les activités courantes de secrétariat
- Veiller à la mise à jour de l’affichage règlementaire au sein de la structure
- Elaborer, diffuser et afficher les outils de planification de l’activité
- Gérer la facturation des services (photocopies…)
- Communiquer sur l’offre de service du Pôle Vie Locale
Participer à l’animation de la vie associative et culturelle
- Tenir à jour le fichier des associations
- Conseiller et accompagner les associations dans leurs activités administratives et recherches de financements
- Informer les élus des demandes particulières des associations
- Participer à des projets en partenariat avec le tissu associatif
- Planifier les évènements sur la Commune en veillant à éviter les concurrences
- Participer à la mise en réseau des associations et à la création de partenariats
- Assurer la diffusion des informations relatives au secteur associatif
- Participer à l’organisation du Forum des associations
- Instruire les demandes de subvention
- Actualiser et assurer un suivi des conventions de partenariats
- Faciliter les actions et la mise en œuvre des manifestations ou évènements en appui des partenaires
- Participer à la communication externe
- Participer à la promotion des projets et évènements culturels et associatifs en lien avec la Chargée de la mise en œuvre de la politique Enfance / Jeunesse / Solidarité
- Assurer la distribution des supports de communication
- Suivre les déclarations auprès des partenaires institutionnels (SACEM, SACD)
- Dans le cadre de l’organisation des manifestations, veiller à la bonne application des démarches réglementaires (débits de boissons, arrêtés de voirie…) et sécuritaires (vigipirate, gestion sanitaire…) et coordonner la mise à disposition des matériels
Assurer la gestion de la mise à disposition des salles et matériel
- Elaborer et tenir à jour les plannings d’occupation des salles
- Rédiger et suivre les conventions de mise à disposition
- Assurer le suivi de la facturation des mises à disposition en lien avec le service comptabilité
- Gérer la mise à disposition du matériel, des clés et badges
- Suivre la gestion des stocks
Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public.
Profil recherché :
Connaissances
- Techniques de secrétariat et maitrise des outils bureautiques (environnement Windows et outils graphiques)
- Techniques d’accueil et d’écoute active
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Connaissance du milieu associatif, intérêt pour la culture, l’animation, le sport et la petite enfance
- Sensibilité et connaissances des matériels et techniques relatifs aux salles de spectacle (son, lumière, vidéo, multimédia…)
Expérience savoir faire
- Expérience souhaitée ou fort intérêt pour le domaine associatif et culturel
- Respecter la confidentialité des informations et des données avec méthode et dans le respect des obligations réglementaires (RGPD…)
- Recueillir et exploiter des données avec méthode
- Appliquer la réglementation et les procédures
- Réaliser la saisie de documents de formes et de contenu divers
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat et d’accueil
Savoirs–être
- Sens de l’accueil et du service public
- Très bonnes qualités relationnelles et capacité d’écoute
- Capacités d’adaptation et de rigueur
- Capacités d’apprentissage y compris en gestion technique et dans le domaine des multimédias
- Méthodique et autonome
Contraintes liées au poste :
- Participation aux activités le week–end, et pendant la saison estivale
- Temps de travail à annualiser
Poste ouvert aux fonctionnaires titulaires du grade d’adjoint administratif / adjoint administratif principal 2ème classe / adjoint administratif principal 1ère classe ou à défaut aux contractuels
Rémunération statutaire + 13ème mois + RIFSEEP + participation employeur prévoyance + adhésion CNAS
Renseignements complémentaires auprès du service RH (rh@loctudy.fr)